• Participar en briefings, reuniones de grupos y reuniones Ten Days preparando informes y compartiendo información clave.
• Coordinar y liderar reuniones interdepartamentales para asegurar el correcto desarrollo de los eventos.
• Gestionar y actualizar reservas de grupos en sistemas como SAP/TMS cumpliendo los estándares establecidos.
• Coordinar integralmente los grupos desde su confirmación hasta su finalización.
• Revisar contratos, expedientes y depósitos, asegurando que todo esté correctamente gestionado.
• Actuar como contacto principal del cliente tras la confirmación del grupo.
• Supervisar el cumplimiento de contratos e informar de cualquier cambio, incidencia o incumplimiento.
• Reclamar, gestionar y controlar los cobros y depósitos establecidos.
• Coordinar todos los servicios del evento (habitaciones, salones, F&B, etc.).
• Comunicar a todos los departamentos los detalles operativos del evento.
• Preparar y revisar resúmenes de grupos y órdenes de servicio (BEOs).
• Coordinar y liderar reuniones pre-evento con los equipos implicados.
• Supervisar la correcta ejecución de los eventos según lo planificado.
• Actuar como enlace entre el cliente y los departamentos operativos durante el evento.
• Anticiparse a las necesidades del cliente y asesorarle para garantizar el éxito del evento.
• Supervisar la facturación y el cierre correcto de cada expediente.
• Resolver incidencias y hacer seguimiento de las mismas informando a superiores.
• Realizar presupuestos, cotizaciones y seguimiento de propuestas.
• Detectar oportunidades de venta adicional y cross-selling.
• Colaborar con el equipo comercial y cubrir funciones de otros puestos cuando sea necesario.
• Gestionar eventos internos del hotel.
• Cumplir plazos, estándares de calidad y tiempos de respuesta (máximo 24h).
• Mantener una comunicación constante con clientes y departamentos.
• Garantizar el cumplimiento de los procedimientos y estándares del hotel.
